En planerad presentation är roligare

Tid att planera i lugn och ro

Idag läste jag på Twitter att en vän till mig var så nervös inför en föreläsning. Jag ville hjälpa min vän med rampfebern så jag tänkte ringa och peppa med vänskapliga råd. Detta ska jag göra, dock kom jag ihåg en bloggpost i min näst första blogg Kommunikation & Utveckling som handlar om att förbereda sig inför en presentation. Så här följer en uppdaterad version till min vän och alla andra som är nervösa när de ska prata inför en grupp. Ta till dig de delar du behöver och välkommen tillbaks för resten när du vill.

Planeringsarbetet kan börja

Att presentera något för en grupp människor ingår i många yrken. Det upplevs av många som skrämmande och obehagligt att lämna gruppen för att ställa sig utanför gruppen coh dessutom förväntas föreläsa på ett intressant sätt. Med några enkla hållpunkter och den träning som jag själv använder när jag föreläser, kan du också presentera säkrare och lugnare nästa gång. Jag upplever att stressen minskar när jag förbereder mig rejält. Jag blir fortfarande nervös innan jag ska prata, jag ser det som extra energi även om det känns jobbigt. Att presentera kan vara riktigt roligt med respons från lyssnarna! Dessa tips hjälper mig och kan förhoppningsvis hjälpa någon annan på traven.

I kortversion: Förbered dig innan, skriv hållpunkter, träna genom att tala högt för dig själv och ta ungefärlig tid. Var gärna extra tidigt på plats för att göra den sista förberedelsen där du faktiskt kommer att prata. På bilden ovan går jag genom mina bilder inför en föreläsning på Lagerhuset här i Göteborg. Väl på plats är det smart att andas långt ner i magen, sträcka på sig och småprata med personalen på plats. Lycka till!

I längre version: När man ska göra en presentation finns det flera inre och yttre påverkansfaktorer som är bra att känna till och konstruktiva att förbereda sig inför.

Syfte och mål med presentationen

Klargör för dig själv syfte och mål med presentationen innan förberedelsearbetet startar. Samt det som ska finnas kvar efteråt. Hos lyssnarna. 

Ex: Syfte: Strukturera mitt innehåll så att jag blir mer bekväm i att presentera mig själv och mina idéer.

Ex: Målet är att jag ska nå fram med mitt meddelande.

Fundera genom och skriv ner för dig själv

Syftet med min presentation är…

Målet med min presentation är…

Efter min presentation ska lyssnarna minnas:

Innehåll: Vad handlar presentationen om? Ex. mig själv eller min idé.

Sammanhanget: I vilket sammanhang ska presentationen hållas? Ex. platsen, tidsramen, tidigt på morgonen, efter lunch, på en konferens eller på måndagsmötet.

  • Vad behöver jag veta före? Finns det en kravspecifikation?
  • Behöver jag något kompletterande material? Ex. i skriftlig form som broschyr.
  • Hjälper det mitt budskap att visa bilder i en presentation? Då gäller lagom med text.
  • Klädsel, tidpunkt, adress, anda, inför en eller en grupp med mera.

Lyssnarna: Vilka ska lyssna? Hur är deras kunskaper i ämnet? Språkval, nivå.

Tiden: Hur lång tid har jag på mig? Gå genom allt material i förväg och ta tiden. Sätt din agenda med några få hållpunkter. Du hinner inte berätta alla detaljer som du kan i ämnet och kom i håg att lyssnarna endast mäktar med en viss mängd. Ingen annan än du själv känner till omfånget på det du helst av allt vill förmedla.

Strukturera presentationen

Vilken ordningsföljd ska berättelsen ha?

  • I historisk följd och starta med det som ligger längst bak i tiden
  • Det tidsmässigt senaste först
  • Eller enligt Hemlins löpsedelsmetod med det viktigaste först och sedan gå ner i delarna?

Jag brukar berätta innehållet i tre punkter efter jag har presenterat mig. Då vet lyssnarna vad det ska handla om.

Hållpunkterna skriver jag ofta på A5-kort i kartong, lagom storlek att hålla i handen.
Punkterna hjälper mig att hålla mig till ämnet.
Lätta att följa punkter med stödord så att jag håller mig till den röda tråden!
När jag är väl förberedd så kan jag vara flexibel- skönt!

Våga ta andningspauser.
Våga ta korta pauser, titta på punkterna och andas lugnt, ner i magen. Även lyssnarna behöver få lägga det du berättar till rätta. De uppskattar pauser.

Det skriftliga i min presentation har jag i utskrifter, broschyrer eller kanske hänvisar till en sajt.

Avsluta snyggt

Avslutningsvis sammanfattar jag på ett kortfattat och positivt sätt. För att hålla tiden använder jag appen Talk timer i min iPhone. När jag är klar så slutar jag.

Ju mer förberedd jag är desto mer känner jag att jag kan prata spontant, så blir det roligare.

Lycka till! 🙂

Fotot på mig och Nina Dufmats från Social Media Club Göteborg är taget av Sina Farhat.
Inlägget är en omarbetad favorit i repris från min blogg Kommunikation & Utveckling.